帳簿づけと保存

申告のしかた

いくら入っていくら出たかを、残しておく作業

どういうもの？

日々の売上と経費を記録し、領収書や請求書を一定期間しまっておく作業です。青色は複式簿記、白色は簡易記帳が基本で、白色でも記帳と保存は義務です。ここが崩れると、実際にお金を使っていても経費として認めてもらえないことがあります。日付、相手、金額、内容の四つがそろっていれば、記録としては形になります。

副業で継続的に収入を得ている人はほぼ全員が関係します。業務にかかる雑所得でも、執筆時点では前々年の収入が300万円超で現金預金取引の記録の保存が求められ、1000万円超だと収支内訳書の添付が必要になるなど、金額に応じて水準が上がるしくみです。

会計ソフトでの記帳を使い、週に一度でも入力する習慣を作るのが近道です。事業用の口座やカードを分けておくと、後の突き合わせがかなり楽になります。保存期間はおおむね5年から7年で、メールの請求書は電子のまま保存する扱いが基本です。紙に印刷したうえで原本を捨てる運用は、今の制度では避けたほうが安全です。

申告の直前に1年分をまとめて入力しようとすると、記憶も証憑も足りなくなります。家事按分の割合や在庫と売上原価の数え方は、後から根拠を作れません。紙に出力して保存してよいかは制度で変わるので、その年の扱いを確認してください。レシートを月ごとに封筒へ入れておくだけでも、後の手間はかなり変わります。

記帳と保存の要件は、国税庁が出している帳簿等の保存制度の案内と、電子帳簿保存法の一問一答にまとまっています。保存期間や電子取引の扱いは近年よく改正される分野なので、その時点の最新の案内で確かめてください。税務署では記帳指導や個別の相談も受け付けており、青色申告会や商工会を使う人もいます。

つけるのも残すのも義務: 帳簿は売上や経費といった日々のお金の動きを記録する書類。個人で事業や不動産の貸付をしている人は、青色でも白色でも作成と保存が義務づけられている。書類とはいうものの今は会計ソフトでデータとして作るのが一般的で、データで作ったものは電子帳簿保存法に沿ってデータのまま保存する。

いちばん長い7年に合わせる: 保存期間は青色申告なら7年。白色は法定帳簿が7年、任意帳簿は5年と分かれる。納品書や請求書といった証憑も種類によって5年から7年とまちまちなので、長いほうの7年に合わせて覚えておけばいい、という整理を勧めていた。

単式簿記と複式簿記: 青色申告特別控除で55万円以上を狙うなら複式簿記が必須で、仕訳帳や総勘定元帳といった主要な帳簿に加え、取引に応じた補助的な帳簿も要る。10万円の控除と白色は単式簿記でよく、いつ売上が入りいつ経費が出たかを小遣い帳のように並べる形。複式は一つの取引を原因と結果に分けて記録する。

登録するのは取引1件ずつ: 入力は取引を1件ずつ。売上なら請求が発生した日、科目、取引手段（売掛なら入金予定日も）、摘要、取引先、税込金額と消費税率を入れて登録する。摘要は第三者が見ても内容が分かるように詳しく書く。仕訳の画面に切り替えると、借方と貸方に分けて記録されているのが見える。

科目は使ううちに絞られる: 封筒などの事務用品は消耗品費、電話料金は通信費、電車やタクシーは旅費交通費。迷ったら品名と「勘定科目」で検索すれば大体は調べられるし、業種ごとに使う科目は限られるので全部を覚える必要はない。銀行口座やカードをつないで取引データを自動で仕訳させる機能もある。