通知をまとめて受ける

どんな技？

通知とメールを見る時刻を先に決めて、その時刻以外は開きません。昼と夕方のように日に数回と決め、決めた回でまとめて片づけます。届いた合図に気づかない状態を作るため、音とバナーは通知を切るで常に止めておきます。開く側も10分ほどと区切り、そこで返信まで済ませます。次に開く時刻を人にも伝えておくと、待たせている相手の不安も減ります。

なぜ効くのか

見る回数を減らすと、そのぶん中断の回数が減ります。中断ごとに起きる注意の切り替えと、戻ってからの立ち上がりが、まとめたぶんだけ束になります。一回ずつ払っていた切り替えの残りかすを、決めた時刻へ寄せる形です。届いたかどうかが気になって画面を見に行く動きも、次に見る時刻が決まっていると起きにくくなります。

やり方

見る回数と時刻を紙に書き、通知は常に止めた状態にします。実験で使われたのは1日3回という条件ですが、これは最適な回数として示された数ではありません。自分の仕事で待たせて困らない間隔から決め、急ぎの相手には別の連絡手段を伝えます。数日続けたら、見落として困ったことがあったかを見て回数を決め直します。困ったことが無ければ、そのままの回数で足ります。

はまりどころ

報告されているのは、注意が保てている感じや気分やストレスといった自己申告の変化です。作業の出来高が増えたという測定ではないので、まとめれば仕事が進むとまでは言えません。返信が遅れて困る相手がいる場面では、こちらの都合だけで決めると別の損が出ます。決めた時刻を待てずに何度も開くようになれば、中断の数は元どおりに戻ります。

確かめられ方

Fitz らが2019年に行った無作為化の実地実験では、通知を1日3回にまとめた237人で、注意が向いている感じや気分や自制感が改善しました。Kushlev と Dunn が2015年に124人で行った実験でも、メールを見る回数を制限した期間は日々のストレスが下がっています。ただし測られたのは自己申告で、作業の成績の変化ではありません。

解説動画（海外・英語）: TOO MANY EMAILS? Use THESE Proven Techniques | Outlook tips included／Leila Gharani

メールに使う時間: 動画は、アメリカの正社員が受け取るメールが1日およそ120通、読んで返すのに勤務時間の28%ほどを使っているという調査から入ります。終わりの見えない波をさばきながら本来の仕事も進めなければならず、それだけで気持ちがすり減る。受信箱を空にし続ける型も、ためたまま探す型も投稿者には合わなかったとして、間を取るやり方を示すと続けます。

常時のぞくのをやめる: 一つ目はメールを見る流れを決めることです。人の頭は同時進行に向いていないと述べ、作業の途中で受信箱をのぞくと元の線に戻るまで時間がかかり、その数分が積み上がると語ります。何度も仕切り直す感覚が続くのが厄介で、マルチタスクは慣れれば身につくという思い込みを先に外します。

時間を決めて開く: 多くの仕事では即返信までは求められない、として勧めるのは1時間に10分をメールに充て、大事なものから片づけ、終わったら受信箱を閉じるやり方です。合図で引き戻されないよう通知を切る設定にし、別の用事でどうしても開いておきたいときはオフラインに切り替え、次に見る番になってから受信し直す逃げ道も示されます。

開いた回で決める: 開いた回で処理を終える型も示されます。読んだその場で行き先を決め、数分で済むものはそこで返し、後で要るものは保管、要らないものは削除。手が掛かるものだけ対応中の置き場へ移し、予定表に取り組む時間を取る。受信箱に残すと何度も読み直すことになる、というのが理由です。

届く数を減らす: 三つ目は入り口の話で、要らない配信は解除し、送り主や件名の条件で自動で別のところへ振り分ける、宛先が自分でない同報は色を変えて見分ける、と続きます。届く数そのものを削れば決めた回で片づく、という順序です。結びは三つを並べ直し、常にのぞくのをやめて決めた流れで開くことを先頭に置きます。