請求書の出し方

何の話？

請求書は、いくらを、いつまでに、どこへ払ってほしいかを伝える書類です。仲介するサイト経由なら自動で作られますが、直接の取引は自分で出します。会社によっては書類が届くまで処理が始まりません。納品した時点で終わったつもりでいると、入金だけ抜け落ちます。請求は納品とは別の作業だと考えてください。

どうするか

発行日、請求先の会社名、自分の氏名と住所、取引の内容と金額、消費税、振込先、支払期限を並べます。送る前に先方の締め日を確かめ、その日までに届くよう出します。報酬から税が引かれる仕事もあるため、源泉徴収される報酬にあたるかは受注の時点で聞くのが確実です。控えは自分の分も保存します。

よくある場面

月末締めの翌月末払いという相手に、締め日を三日過ぎて送ったとします。その一枚は次の締めへ回り、入金は一か月先へずれます。金額も内容も間違っていないのに、出した日が一日違うだけで手元に届く月が変わります。締め日と支払日は、契約の話をする時点で聞いておきます。

つまずくところ

個人が出す請求書に決まった書式はなく、必要な項目が入っていれば足ります。ただし消費税の書き方や登録番号の扱いは改正で変わりうる部分で、インボイス制度の登録の有無でも変わります。執筆時点の形が続くとは限らないので、様式は国税庁の案内で確かめてください。

解説動画: 【請求書の作り方】5分でわかる！書き方から送り方まで簡単に解説！／個人事業主チャンネル by 弥生

請求書は何をする紙か: 納品が終わったら売り手が出し、後日に代金が振り込まれる——請求書は代金の支払いを求める書類。書式に決まりはなくフォーマットは自由で、必要な情報さえ入っていれば手書きでも構わない。一度自分の型を作ってしまえば、次からは使い回せる。

必ず入れる項目: 宛名は受け取る事業者名で、会社なら御中、個人なら様。内訳にはいつ・何を・いくらで・いくつ納品したかを並べ、その合計を請求金額の欄に書く。発行日は作成した日か納品が完了した日のどちらかで、先方の指定がなければどちらでもよい。住所・電話・メールも添えると、不備のときすぐ連絡が来る。

振込先と支払期日: 振込先は銀行名・支店名・口座の種類・番号まで書き、名義はカタカナにすると読み違いがない。手数料を相手に持ってもらうなら「振込手数料は貴社にてご負担願います」と一文を添えておく。支払期日は指定がなければ翌月末払いでよく、書いていないと遅れても指摘できないので必ず入れる。

登録者だけ増える三つ: インボイス制度に登録していて適格請求書として出すなら、記載が三つ増える。Tで始まる13桁の登録番号、税率ごとの金額と適用税率、税率ごとの消費税額。消費税は標準10%と軽減8%の二本立てなので合計を分けて書き、軽減対象の行に※印を付ける。買手の側は受け取った適格請求書を正しく保存しないと仕入税額控除を受けられない。

送り方と控えの保存: 郵送やFAXもあるが、いまはPDFにしてデータで送るのが主流。メールに添付するかダウンロードのURLを渡す形にして、送信の記録が残る方法を選ぶ。控えは保存の義務があり、データで送ったものはデータのまま、紙で出したものは紙のまま残す。期間は書類で違うが、個人事業主は7年に揃えておけば間違いない。