会計ソフトでの記帳

何の話？

記帳は、売上と経費を日付順に記録していく作業です。青色申告と白色申告のどちらを選ぶかで求められる帳簿の形が変わり、複式簿記を手書きで通すのは現実的でない量になります。ソフトは口座やカードの明細を取り込み、仕訳の候補を出してくれるので、入力そのものは短く済み、慣れれば月末の作業として回せます。

どうするか

口座とカードを連携し、月に一度まとめて取り込んだ明細に勘定科目を当てます。現金で払った分はレシートをその場で撮っておきます。自宅や通信費のように私用と混ざる支出は家事按分の考え方で分け、割合の根拠を短く書き残します。年末は残高が通帳と合うかだけ確かめます。

よくある場面

十二月にまとめてやろうとして、九か月前のレシートが何の支払いか思い出せない、という詰まり方をします。用途を思い出せない支出は経費として説明しづらく、結局落とすことになります。月に一度三十分のほうが、時間の総量でも気持ちのうえでも軽く終わります。

つまずくところ

ソフトが自動で当てた科目はそのままでは間違うことがあり、最後に人が見る前提の道具です。保存の期間や電子データの扱いは改正で変わりうるため、帳簿づけと保存と国税庁の案内で確かめてください。無料の範囲は各社で違い、機能の線引きも年ごとに動きます。

解説動画: 青色申告の帳簿の付け方・記帳のしかた　会計ソフトの使い方を具体的に解説／サンデーマネーチャンネル

入力する帳簿は三つ: 青色申告特別控除は帳簿と提出方法で10万・55万・65万の3段に分かれ、65万を取るには複式簿記に加えて電子申告がいる。その複式簿記を自動化するのが会計ソフト。動画の例で実際に開く帳簿は預金出納帳・売掛帳・仕訳日記帳の3つだけで、売上は全額が銀行振込という個人事業を想定して進む。

通帳をそのまま写す: 預金出納帳は通帳の中身をそっくり転記する場所。入金なら相手勘定科目は売掛金、その下の補助科目は自分が分かればいいので取引先名を入れる。ネット回線や携帯代の支払いは通信費。事業用と個人の口座を分けずに生活費を引き出したときは事業主貸になる。ネットバンクの明細を取り込ませる手もある。

売掛帳は最後にゼロ: 売掛帳には売上を立てる。月末締めなら締め日の日付で売上高——まだ支払われていない売上のこと。入金日が来ると預金出納帳側の記帳が自動で反映され、普通預金として同額が回収された形になって相殺される。翌月払いか翌々月払いかは取引先で違っても、最終的に売掛帳は0円になる。

現金の経費と勘定科目: 仕訳日記帳には他の帳簿の入力が自動で集まり、全取引を一覧できる。ここに足すのは現金払いの経費で、仕事の本を買ったなら借方が新聞図書費、貸方は自分の財布から立て替えた意味で事業主借。地代家賃・旅費交通費・広告宣伝費・消耗品費などのほか、制作費や会議費のように科目を自分で作ってもいい。

決算から提出まで: 1年ぶん入力したら決算の画面へ。まず家事按分で、自宅兼事務所なら部屋の面積の割合から事業3・自宅7のように分ける。決算書は帳簿から自動で組み上がり、確定申告書も事業所得は入った状態なので残りの所得と控除を足すだけ。あとはソフトから電子申告での提出まで進む——国税庁のサイトから直接やるよりわかりやすい、という。