A4コピー用紙と封筒

どこに効くか

報告書や通知を画面で受け取る形が増えました。手間は減りましたが、画面で見た数字は手元に残りません。申告や手続きのように、複数の書類の数字を突き合わせる作業は、紙にして机に並べたほうが速い。線を引ける、順番を入れ替えられる、二枚を同時に見られる——これは画面では代わりがききません。A4の用紙を切らさずに置いておけば、必要になったその場で出せます。封筒は、一つの手続きに要る紙をひとまとめにして立てておくのに使えます。表に中身と日付を書いておけば、そのまま保管に回せます。

選ぶときに見るところ

用紙は坪量（g/㎡）が大きいほど厚く、裏写りしにくくなります。白さの表示は見た目の好みで、普通紙で困ることはほとんどありません。箱でまとめ買いすると切らしませんが、湿気を吸った紙は詰まりやすいので、置き場所を決めてから量を決めてください。封筒は、A4を折らずに入れるなら角形2号、三つ折りなら長形3号。書類を送る場合、出し方・期限・扱いの決まりは手続きごとに違いますので、提出先の案内で確かめてから用意してください。印刷の機会が年に数回なら、コンビニの印刷で足ります。用紙を買う意味が出るのは、手続きのたびに何十枚も出す人です。

解説動画: Wordで縦向きの封筒の作り方・印刷する方法【宛名面】／金子晃之

まず用紙サイズを合わせる: 封筒に宛名を印刷するときは、文書作成ソフトの用紙サイズを封筒の規格に合わせるところから始める。一覧から封筒のサイズを選べばよく、見当たらなければ幅と高さを直接入力する。動画で使っている長形3号なら120mmと235mm。ここがずれていると、この後の位置合わせが全部ずれる。

郵便番号の枠が難所: 郵便番号はテキストボックスで作り、枠の高さと幅を数値で決めてから文字を入れる。位置はページの右端と下端からの距離で指定すると狙った場所に収まる。7桁が枠に収まらないときは均等割り付けで広げ、枠線は「線なし」にしておけば画面に見える点線は印刷されない。

向きと試し刷り: 住所と名前は縦書きのテキストボックスで入れ、番地のハイフンは続けて打つと横棒のままになるので1文字ずつ確定させる。印刷はプリンター側の設定で封筒印刷を選び、郵便番号のある側から先に送られるので入れる向きに注意する。位置は機種で違うため、いきなり本番の封筒に刷らず同じ大きさに切った紙で試して微調整する。