ドキュメントスキャナ

どこに効くか

お金まわりの紙は、口座ごとの年間の報告書、保険や年金の通知、契約書、そして買ったときの控えと、年を追うごとに増えます。紙のまま束にすると、必要なときに探す時間がかかり、そのうち「たしかあるはず」で止まります。スキャナは束をそのまま読み取ってPDFにする道具で、日付とファイル名で並べておけば、探す作業が入力一回に変わります。スマホで撮るのとの差は自動給紙で、数十枚を載せて待つだけなので、溜めてしまった分をまとめて片付けられます。一枚ずつ撮る手間が残ると、結局また溜まります。

選ぶときに見るところ

見るのは、自動給紙（ADF）の有無、両面を一度に読めるか、そして読み取り解像度。文字を後から検索したいなら、文字認識（OCR）が付いている型を選びます。レシートのような幅の狭い紙が多いなら、細い紙の給紙に対応しているかを確認してください。書類が年に数枚なら、スマホのスキャンアプリで足ります。買う価値が出るのは、溜まった紙が箱単位である人です。原本を捨ててよいかどうかは、書類の種類ごとに扱いが違います。取り込んだからといって一律に処分せず、税や契約に関わる紙は、扱いを確かめるまで元のまま残しておいてください。

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紙を重ねて送り込む: 書類を上のトレイに差し込むと1枚ずつ送られ、下のトレイへ出てくる据え置き型の機械。上位の機種では一度にセットできる枚数が増え、読み取り速度も上がっている。紙が斜めに入ったときは紙詰まりを検知して原稿がぐしゃぐしゃになる前に止まるので、直して入れ直せば済む。

混ぜて入れても分かれる: A4の書類と名刺とレシートを一度にセットしても、種類ごとに別のフォルダーへ振り分けて保存される。縦向きの原稿は縦、横向きは横で保存されるので向きを直す手間もない。パソコンやスマホを起動していなくても、本体から直接クラウドの保存先へ送ることができる。

用途ごとの設定を作る: 読み取りの色や保存先をまとめた設定をあらかじめ作り、画面のボタンとして並べておける。用意されたひな形から選ぶこともでき、子どもの作品を残す、名刺を整理する、家計の記録に使うといった用途ごとにボタン一つで処理できる。ただし折れたまま入れた原稿は折れた状態で読み取られる。