進行の記録を残す

進めている間

あとで揉めないための証拠づくり

何の話？

誰が、いつ、何を決めたのかを後から追える状態にしておく話です。通話や立ち話だけで進めると、認識の違いを証明できません。未払いや追加作業で言い分が食い違ったとき、残っている文字が判断の材料になります。記憶は双方とも都合よく形を変えるので、正しさの勝負にはなりません。

通話で決めたことは、終わった直後に要点を書いてこの理解で進めますと送るまでを一組にします。やりとりは案件ごとに一か所へ集め、私的な連絡先へ流さないようにします。納品したファイルは日付入りの名前で保存し、送った版がどれかを追える形にします。ここが報酬の未払いの備えにもなります。

電話で「色はお任せします」と言われて仕上げたのに、納品後に指定した色と違うと言われる場面です。通話のあと配色はお任せの前提で進めますと一行送ってあれば、その時点で違いに気づけます。言った言わないは後から埋められず、一行の記録が数時間の作り直しを防ぎます。

残す量が増えるほど、必要なときに探せなくなります。案件ごとに一か所へまとめ、決まったことだけ抜き書きしておくと後で助かります。一方で本業の資料を私物の端末へ置くのは別の問題になり、秘密保持義務の範囲に触れます。何を残さないかも同時に決めてください。

一週間で消える細部: 打ち合わせだけ先に済ませ、締め切り間際に資料を作り始めると、細かいニュアンスを思い出せない。一週間空くと、あの人はどう言っていたかで手が止まって悩むことになる。だから議事録は、自分のために自分で取るものだと位置づけて、会話しながらその場で作ってしまう。

会議ごとに一ページ: ノートアプリでは、本のような束の中に会議ごとの新しいページを立てられる。会議の詳細を差し込むと日付・開始時刻・参加者の名前が予定表から入り、手で打つ必要がない。行頭をチェックボックス形式にすると、後から済んだ項目に印を付けられる。

録音とメモを同期: 書き始める前に録音を押しておくのが要。あとで再生すると、音声が流れる横でその瞬間に打っていた行がグレーで示される。一週間後に資料を作り始めるときでも、会話の細部を取りこぼさずに済む。耳と目で同時に確認できる形になる。

資料も同じ場所へ: 画像やリンク、配られた資料を印刷イメージとして同じページに貼れるので、会議の材料と自分のメモが一か所に残る。線を引いたりコメントを足したりもできる。録音まで残っていれば、あの時こう言いましたよねと示す材料にもなる。